Nouveau dans le domaine de l’évènementiel, vous souhaitez organiser une soirée dansante en Ile de France ? Pas de panique, avec les bonnes astuces, vous pouvez mettre sur pied un évènement parfait ! Découvrez nos conseils d’expert dans ce guide pour organiser une soirée réussie en Ile de France.
Trouvez votre équipe de choc
Organiser tout seul une soirée dansante en Ile de France est tout simplement impossible, surtout si vous êtes sans expérience. La première chose à faire est de composer une équipe de choc avec laquelle vous allez tout planifier. Privilégiez des personnes expérimentées et avec un bon carnet de contact. Elles vont ainsi pouvoir vous aider à régler tous les petits problèmes d’organisation.
- Décorateur
- DJ
- Animateur
- Sonorisation et lumière
- Barman / Barmaid
Les agences événementielles peuvent également vous aider dans toute l’organisation de votre soirée. En plus de disposer d’une bonne expérience en la matière, elles pourront vous guider dans chacune des choses à prévoir.
Choisissez votre date et votre lieu
Avant de vous projeter plus loin dans votre projet, pensez avant tout à choisir votre date et réserver votre lieu. En intérieur ou en extérieur, salle de fête ou salle privée, weekend ou jour ouvrable, sur quel thème organiser la soirée… chaque détail est primordial. Cela vous permettra de valider tous les autres points essentiels à votre soirée :
- La conception des invitations
- La décoration à prévoir
- L’aménagement du lieu
Obtenez toutes les autorisations nécessaires
Les demandes d’autorisations sont indispensables pour organiser une soirée dansante en Ile de France. Ces différentes étapes administratives sont essentielles pour garantir votre sécurité et celle de vos invités. Cela vous évitera également les problèmes avec les autorités.
Demande d’autorisation auprès de la mairie
Selon le Code général des Collectivités territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97 646 du 31 mai 1997, une autorisation du maire est obligatoire pour l’organisation d’une soirée dansante. Cette demande devra comporter plusieurs détails sur votre événement (la date, le lieu, l’heure, la nature de soirée, etc.). Votre demande est à adresser à la mairie au plus tard 1 mois avant la date prévue.
Demande d’autorisation auprès de la SACEM
Étant donné que vous allez diffuser de la musique, cela implique que vous devez obtenir l’autorisation de la SACEM dans le respect du droit d’auteur. Votre demande doit être réalisée 10 j avant votre événement. Vous devriez également payer des droits d’auteur et même des droits complémentaires selon le lieu prévu de la soirée.
Les frais d’assurance
Pour vous couvrir durant toute la soirée en cas d’incident, vous devez souscrire à une assurance. Pensez alors à choisir une offre qui va couvrir les dommages corporels, matériels et immatériels, les intoxications alimentaires, mais aussi la pollution et l’atteinte à l’environnement. Vous pouvez également prendre une assurance qui va couvrir tous vos invités, cependant, vous risquez de devoir payer plus cher.